Blogi

Yhteinen työ ui rakenteisiin – yhtä varmasti, kuin kevät koittaa!

10.02.2020

Käsi pitelee tarraa

Valtionhallinnossa on viimeisten 5 vuoden aikana tapahtunut huima kehitys kohti verkostomaista työskentelytapaa. Matkaa on vielä siihen, että rajat ylittävä yhteistyö olisi ensisijainen lähestymistapa asioiden valmisteluun, mutta hyvässä nosteessa ollaan. Tästä yksi hyvä esimerkki on yhteiskehittämisen ympäristö Työ 2.0 Lab.

Yhteisen työn rakenteilla joustavuutta ja ketteryyttä

Kokemuksesta tiedämme, että toimintakulttuuri muuttuu hitaasti. Kokemuksesta tiedämme toisaalta myös sen, että muutokset voivat tapahtua hyvinkin nopeasti, jos rakenteet tukevat niitä.

Rakenteita on monenlaisia. Ne ovat organisaatiokaavioita, työjärjestyksiä, toimenkuvia, johtamisjärjestelmiä ja päivittäisjohtamista. Rakenteet voivat myös olla joko estäviä tai mahdollistavia, pysyviä tai muuntuvia. Yhteistyötä estäviä tai hidastavia rakenteita ovat esim. sellaiset pysyvät organisaatiorakenteet, jotka stabiloivat tekemistä asetelmaan, joka laahaa muun kehityksen perässä eikä esim. kannusta rajat ylittävään yhteistyöhön. Mahdollistavat rakenteet sen sijaan reagoivat toimintaympäristön muutoksiin ja kannustavat ylittämään hallinnollisia rajoja, loppukäyttäjien ja asiakkaiden parhaaksi.

Myös johtamisjärjestelmä voi toimia yhteistyön esteenä tai sen mahdollistajana. Valtionhallinnon nykyinen tulosohjausjärjestelmä, samoin kuin budjettijärjestelmä, ylläpitävät vielä valitettavasti organisoitumisen mallia, joka korostaa ”oman tontin” hoitamista ja resurssien käyttämistä mahdollisimman tehokkaasti. Yhteistyö nähdään tällaisissa rakenteissa helposti eräänlaisena oikean tekemisen päälle tulevana ylimääräisenä, usein vähän epämääräisenä tai jopa epäilyttävänä toimintana, jossa päähuomion vie oman taustaorganisaation näkemysten esille tuominen ja tai edunvalvonta. Oman lokeron sisällä olevat ovat ”hyviksiä” ja sen ulkopuolella olevat ”pahiksia”, kuten TEM-kollega Antti Joensuu on osuvasti kuvannut.

Rakenteet vanhenevat nopeasti

Yhteistyötä pitää myös johtaa. Jos johdetaan ja seurataan A:ta, ei saada aikaan B:tä. Rakenteet eivät pysy kehityksen mukana. Tämän vuoksi monessa organisaatiossa kärvistellään jatkuvien organisaatiomuutosten kourissa. Nopeasti muuttuvissa tilanteissa ja toimintaympäristöissä tarvitaan joustavuutta ja ketteryyttä. Monimutkaisessa tai voimakkaasti kilpaillussa toimintaympäristössä pärjäävät ne, jotka oppivat nopeimmin. Monissa organisaatioissa onkin valjastettu tietty työntekijäryhmä etsimään uusia innovaatioita juuri esim. lab -tyyppisen toimintamallin tai sisäisen startup -rakenteen avulla. Nämä organisaatiot ovat ymmärtäneet, että uusiin innovaatioihin panostaminen edellyttää paitsi vapautta ja itseohjautuvuutta myös resursointia: aikaa, tilaa ja työpanosta. Myös Työ 2.0 Lab pyrkii tähän. Tarkoitus on, että labissä työskentelyä ei nähdä oikean valmistelun päälle tulevaksi näennäiseksi ”osallistamiseksi”, vaan että asioiden valmistelu muuntaa vähitellen muotoaan lähtökohtaisesti yhteistyöhön perustuvaksi. Liikkeelle lähdetään asiakkaiden tarpeista, ei hallinnollisista rakenteista.

Yhteistyön rakenteet edellyttävät tehokkuuden lisäksi muitakin mittareita

Tarkkaan työnjakoon perustuvassa organisointimallissa mittareita ovat usein esim. suoritteet, aika ja tehokkuus. Yhteistyöhön perustuvassa toimintamallissa on keskeistä arvioida kokonaisuuksien vaikuttavuutta, palveluketjujen toimivuutta, lisäarvon tuottamista asiakkaille sekä jatkuvaa oppimista.

Verkostojen ja verkostomaisen työskentelyn parasta antia onkin juuri oppiminen. Parhaimmillaan itseohjautuvat tiimit ja verkostot uudistavat koko toimintakulttuuria ja mahdollistavat myös organisaatiohierarkioiden madaltamisen. Ihmiset ottavat aktiivisesti vastuuta myös asioista, joilla ei (vielä) ole hallinnollista kotipesää. Organisointi tapahtuu asioiden ympärille eikä päinvastoin. Kun työ on oman osaamisen jakamista yhteiseen käyttöön, tulee yhdessäohjautumisesta myös yhdessäorganisoitumista. Ensisijainen tavoite on saada yhdessä aikaan jotain suurempaa ja vaikuttavampaa kuin mikä olisi mahdollista yksin. Osaoptimointi ja oman agendan ajaminen jäävät taka-alalle. Idealistista? Kyllä, mutta myös mahdollista! Tästä on ilmassa jo selviä merkkejä, kuten keväästä.

Ei ”joko tai” vaan ”sekä että”

Pysyviä ja verkostomaisia rakenteita ei pidä nähdä toisilleen vastakkaisina. Päinvastoin. Ei ole kenenkään kannalta mielekästä, jos viralliset rakenteet ja epäviralliset verkostomaiset rakenteet eivät löydä toisiaan. Se ei myöskään ole tehokasta eikä vaikuttavaa. Jotta yhteistyö ei jää yksittäisiksi, asiaan vihkiytyneiden ja siitä innostuneiden ihmisten satunnaisiksi kohtaamisiksi, pitää aktiivisesti uida rakenteisiin. Työ 2.0 Labissa tämä tapahtuu niin, että labille altistetaan työn alla olevia hankkeita ja valmistelukokonaisuuksia. Hallitusohjelma tarjoaa erinomaisen alustan yhdessä tekemiselle ja yhdessä oppimiselle. Lupaukset uudenlaisesta politiikasta, kuten ”lupaus hallinnon jatkuvasta oppimisesta” ja ”lupaus uudenlaisesta vuorovaikutuksesta”, lunastetaan vain ja ainoastaan toimimalla niiden mukaisesti.

Kaksivuotisen kokeilun aikana Työ 2.0 Labissa työstetään mm. kestävän kaupungin toimintamallia, uutta lapsipolitiikkaa, julkisen hallinnon strategiaa sekä uudenlaista innovaatiopolitiikka. Kaikki asioita, joihin tarvitaan usean eri toimijan osaamista ja asiantuntemusta. Huomisen ratkaisut kun eivät synny eilisen tiedoilla tai keinoilla. Sama pätee rakenteisiin.

Tervetuloa Työ 2.0 Labiin muuttamaan Suomea!

Kirjoittaja
Virpi Einola-Pekkinen, kehittämispäällikkö, valtiovarainministeriö