Työkaluja

Skype

Asennettu valmiiksi useimmille valtion tietokoneille.

Linkki ohjeisiin

Lyhyt kuvaus: Skypestä löytyvät perustyökalut virtuaalifasilitoinnin eri tilanteisiin: verkkokokoustyökalu ja chat. Mukana myös sisäänrakennettuna valkotaulu (luonnoslehtiö) ja kyselytyökalut. Myös ppt diojen päälle työskentely onnistuu. Skype on väistyvä tuote, jonka Microsoftin tuotepaletissa korvaa Teams.

Käyttötarkoitus: Verkkokeskustelualusta, jolla voi fasilitoida monella tavalla tilaisuuksia.

Kokemuksia: Skypessä kannattaa varautua siihen, että kaikissa valtion organisaatiossa siirtyminen chat-keskusteluun jaetun linkin kautta pienryhmiin ei onnistu. Fasilitoijalla kannattaa olla valmius jakaa linkki kalenterikutsuna henkilöiden sähköpostiosoitteisiin. Joissain tilanteissa linkin voi lähettää jo ennen tilaisuuden alkua.

Skype luonnoslehtiö

Skypen sisällä on kätevä luonnoslehtiö, jonka avulla voit työstää yhdessä valittuja teemoja. Sinne voi kerätä esimerkiksi ideoita, ryhmitellä niitä ja priorisoida. Luonnoslehtiö avautuu neuvotteluikkunaan, joten sillä on helppo aloittaa työskentely (vrt. esim. Miro tms., jotka aukeavat nettiselaimeen)

Skype kysely

Skypen sisällä on kätevä kyselytyökalu, jolla voi tehdä yksinkertaisia kyselyitä vastattavaksi osallistujille. Kysely avautuu neuvotteluikkunaan, joten se ei vaadi siirtymää ulkoiseen järjestelmään (vrt. esim. Mentimeter).

Teams

Linkki palveluun

Linkki ohjeisiin

Linkki Microsoftin julkaisemaan pelikirjaan

Lyhyt kuvaus: Tiimityöskentelyn alusta, jossa todella monipuolisesti erilaisia työkaluja käytössä. Toimii myös kokoustyökaluna. Verrattuna Skypeen, Teamsistä puuttuvat kunnollinen valkotaulutyökalu sekä kyselytyökalu. Se vaatii siis rinnalleen usein muita sovelluksia (mm. Jamboard, Miro, Padlet, Mentimeter jne.), jos sen tyyppisiä työkaluja tarvitaan.

Käyttötarkoitus: Tiimien työn tukeminen. Paketti on hyvin kokonaisvaltainen ja integroituu hyvin Office 365 -paketin muihin osiin.

Kokemuksia: Päivittyy aika tiuhaan, joten kannattaa katsoa etukäteen, että toimiiko aiottu ominaisuus. Sisäänrakennettu (linkitetty) valkotaulutyökalu on vielä keskeneräinen.

Howspace

Linkki palveluun

Kategoria: Kokonaisvaltainen virtuaalifasilitoinnin työkalu, tukee hyvin verkostotyötä, koulutuksia sekä erikokoisia työpajoja.

Lyhyt kuvaus: Virtuaalisen vuorovaikutuksen alusta. Mahdollista saman- ja eriaikaisen keskustelun ennen tilaisuutta, sen aikana ja sen jälkeen.

Käyttötarkoitus: Toimii erilaisten pedagogisten yms. prosessien kotipesänä, jonne saa koottua monenlaista materiaalia siihen liittyen. Voi käyttää mm. pienryhmien keskustelujen dokumentointiin. Mahdollista tehdä myös erilaisia koosteita keskusteluista tekoälyn avulla. Sitä voi käyttää myös verkkokoulutusalustana, jonne voi tehdä yksinkertaisia tehtäviä ja palautuslaatikoita.

Vahvuudet: Helppo ottaa käyttöön ja tukea saa suomeksi. Soveltuu hyvin monenlaisiin tilaisuuksiin tai niiden sarjoihin.

Heikkoudet: Lisenssiointimalli on ongelmallinen. Jos loppukäyttäjiä on paljon, tulee nopeasti kalliiksi.

Kokemuksia: Howspacella onnistuu isojenkin tilaisuuksien (100-150 osallistujaa) fasilitointi. Muun muassa pienryhmien työskentelyn tukeminen. Erityisesti chat-työkalun tiivistelmien teko-ominaisuus (sanapilvet ja tiivistelmät) ovat käteviä.

Jamboard

Linkki palveluun

Ohje: Klinikan tallenne

Lyhyt kuvaus: Yksinkertainen valkotaulutyökalu, johon pystyy liittymään ilman tunnistautumista. Uuden boardin teko vaatii Googlen tunnukset. Hyvänä puolena kehysten ketjuttamisen mahdollisuus, jolloin prosessien rakentaminen on yksinkertaisempaa.

Käyttötarkoitus: Valkotaulu, johon voi kerätä ja ryhmitellä ideoita. Voi luoda valmiita pohjia keskusteluille ja kerätä kommentteja vaikkapa prosessikaavioon tai sivuston leiskaan.

Kokemuksia: Varo ”Tyhjennä kehys” -painiketta.

Kokemuksia: ”Tiimimme (4 hlöä) testasi ensimmäistä kertaa Jamboard-sovellusta ja antoi sovellutuksesta seuraavia kommentteja: Sovellus on yksinkertaisuudessaan hyvä ja toimiva. Käytön oppii helposti. Erityisen sopiva sovellus on yhteiskehittämiseen ja kirjoittamiseen. Sopii tiimeille ja toimijoille, jotka sietävät sen, että heidän tekstiään muokkaa toinen henkilö. Lappuja on myös helppo vertailla. Hyvää oli myös se, ettei tarvitse arvailla, mitä tekstissä lukee vrt. live-työpajojen fläppikirjaukset. Tuotoksen sai tallennettua helposti PDF-muotoon ja kuvaksi. Miinusta sovellus sai siitä, ettei lappuja voi siirtää sivulta toiselle.”

Padlet

Linkki palveluun

Kategoria: Valkotaulutyökalu

Ohje: Etätyön työkalujen klinikan tallenne keväältä 2020, Koottuja ohjeita Padlet-pohjalla

Lyhyt kuvaus: Monipuolinen työkalu erilaisten tilaisuuksien fasilitointiin. Monipuolisesti erilaisia pohjia, joiden avulla voi kerätä ideoita tai työstää niitä. Mukana myös erilaisia priorisointi/reaktio työkaluja sekä mahdollisuus sallia merkintöjen kommentointi. Sopii hyvin monenlaisiin tarpeisiin niin läsnä- kuin etätilaisuuksissa.

Käyttötarkoitus: Keskustelun ideoiden keruu, järjestely, kommentointi ja priorisointi.

Vahvuudet:

  • Helppokäyttöinen
  • Mahdollistaa anonyymin osallistamisen
  • Ei vaadi käyttäjien kirjautumista

Heikkoudet:

  • Maksuttomalla tilillä saa luotua ainoastaan 3 taulua
  • Rajallinen mahdollisuus tehdä erilaisia työskentelyä tukevia rakenteita
  • Elementtien lukitseminen työskentelypohjaksi ei onnistu
  • Työskentelyaluetta ei voi zoomata, ainoastaan vierittää. Tämä hankaloittaa työskenteltyä jos merkintöjä tulee paljon

Kokemuksia: Huomioi, että kommenteissa tulee sellaisten henkilöiden nimi näkyviin kommentoinnin yhteydessä, jotka ovat kirjautuneet Padletiin. Kommentointi ei siis ole 100% luotettavasti anonyymiä. Jos anonyymiys on työskentelyssä tärkeää, ei kommentointia kannata sallia tai ohjeistaa käyttäjät käyttämään selaimen incognito -tilaa.

AnswerGarden

Linkki palveluun

Kategoria: Sanapilvityökalu

Lyhyt kuvaus: Yksinkertainen sanapilvityökalu

Käyttötarkoitus: Osallistujat pystyvät tuottamaan tekstiä ja sovellus muodostaa niistä lennossa sanapilven. Toimii nopeana tunnelmien kerääjänä tai keskustelujen tiivistäjänä.

Vahvuudet: Ilmainen ja nopea ottaa käyttöön.

Heikkoudet: Suppeat ominaisuudet vrt. vaikka Mentimeter.

Kokemuksia: Kannattaa ohjeistaa laittamaan vain yksi sana kerrallaan. Ei oikein tajua lauseita.

Poll Maker

Linkki palveluun

Kategoria: Kyselytyökalu

Lyhyt kuvaus: Yksinkertainen kyselyiden tekoon tarkoitettu työkalu

Käyttötarkoitus: Jos kokoustyökalussa ei ole omaa kyselytyökalua, voi käyttää myös tätä helppojen kyselyiden tekoon. Näin voi vaikkapa äänestää asioista tai kartoittaa odotuksia tai osallistujien lähtötasoa.

Vahvuudet: Ilmainen ja helppokäyttöinen. Ei edellytä kirjautumista.

Heikkoudet: Vähän ominaisuuksia

Mentimeter

Linkki palveluun

Kategoria: Kyselytyökalu

Lyhyt kuvaus: Monipuolinen työkalu tilaisuuksien fasilitointiin. Mahdollistaa erilaisten kyselyjen tekemisen ja niiden tulosten esittämiseen. Myös erilaisten kilpailujen tekeminen on mahdollista.  Toimii myös hienosti puhelimen kautta.

Käyttötarkoitus: Mentimeterillä voi tehdä erilaisia kyselyitä ja kilpailuja tilaisuuksien lomaan.

Vahvuudet:

  • Monipuoliset kysymystyyppivaihtoehdot, kuten monivalinta, sanapilvi, avoin kenttä, kysy esiintyjältä ja nelikenttä
  • Mahdollistaa täysin anonyymin osallistumisen – madaltaa osallistumiskynnystä
  • Osallistuminen onnistuu niin livetilaisuudessa kuin etänä – sopii hyvin hybriditilaisuuksiin
  • Helppokäyttöinen
  • Helppo osallistaa isoja osallistujajoukkoja

Heikkoudet:

  • Maksuttomassa versiossa saa lisättyä esitykseen vain kaksi kysymystä
  • Maksuttomassa versiossa materiaaliin syntyy myös Mentimeterille oikeus käyttää materiaalia
  • Upottaminen PowerPointiin ei toimi aina ongelmitta, turvallisinta esittää diat suoraan verkkoselaimesta, jolloin joudut hyppiä oman esityksen ja selaimen välillä (ellet tee koko esitystä Mentimeterissä)

Miro

Linkki palveluun

25 käytännön vinkkiä Miro-fasilitointiin -blogikirjoitus

Miron pikaohje käyttäjille

Kategoria: Valkotaulu

Lyhyt kuvaus: Monipuolinen työkalu erilaisiin fasilitointitarpeisiin. Sopii myös vaativampaan työskentelyyn esim. palvelumuotoilun tai muun vaativamman suunnittelun tarpeisiin. Mahdollistaa erilaisten pohjana olevien kanvojen käytön. Käyttöönotto vaatii enemmän perehtymistä kuin esimerkiksi Jamboardissa tai Padletissa. Toisaalta ominaisuuksia on enemmän. Harjoittele huolella ennen kuin otat käyttöön.

Käyttötarkoitus: Erilaisten pidempien prosessien läpivienti, tiimin työskentelyn tukeminen, vaativat työpajat tai pitkät koulutukset. Esimerkiksi palvelumuotoiluprosessien tueksi. Laajempien kokonaisuuksien hallintaan kuin tavalliset valkotaulutyökalut.

Vahvuudet:

  • Erittäin monipuolinen työkalu
  • Erilaiset suunnittelupohjat (templatet) tukevat monenlaisia fasilitointimenetelmiä
  • Työskentelytila on rajaton
  • Mahdollisuus ladata työpöytäsovellus
  • Mahdollisuus lukita elementtejä pohjaan

Heikkoudet:

  • Hieman monimutkainen käyttää
  • Maksuttomassa versiossa ei pysty kutsumaan anonyymejä käyttäjiä muokkaamaan. Vaatii siis kirjautumista myös käyttäjiltä

Kokemuksia:

Kannattaa aluksi teettää helppoja tehtäviä osallistujille. Maksimaalisen hyödyn saa vasta, kun osallistujille sovelluksen käyttö on tuttua. Ohjeistamisen ja työskentelypohjan huolellinen suunnittelu on parantaa lopputulosta.

Microsoft Whiteboard

Linkki palveluun

Kategoria: Valkotaulu

Lyhyt kuvaus: Microsoftin valkotaulutyökalu. Kunnollinen käyttö vaatii, että kaikki ovat saman organisaation käyttäjiä ja asentaneet ko. sovelluksen. Ei siis kovin laajasti käytettävissä virastojen välisessä yhteistyössä tai asiakkaiden kanssa. Selainversio toimii Teamsissä jako-painikkeen takaa. Se on hieman kömpelö eikä ominaisuuksiltaan vastaa esim. Skypen luonnoslehtiötä. Käytössä myös on ongelmia organisaatiorajojen yli.

Vahvuudet: Ilmainen ja osa Microsoftin tuoteperhettä.

Heikkoudet: Hankala käyttää yli organisaatiorajojen. Selainversion käytettävyys huono.

Kokemuksia: Hankala käytännössä, sillä kunnolla toimiakseen vaatii asennuksen käyttäjien koneille.

Jaettu Microsoft Excel/OneNote/PowerPoint

Lyhyt kuvaus: Microsoftin toimistotyökalut, joiden avulla voidaan työstää asiakirjoja myös samanaikaisesti.

Kategoria: Toimistosovellukset

Vahvuudet: Osa Microsoftin työkaluja eli valtaosalla valmiiksi käytössä. Työskentelyn lopputulokset tulevat dokumentoiduiksi samalla. Työkalut ovat periaatteessa kaikille jo tuttuja. Excelin käytössä mahdollisuus käyttää myös laskentakaavoja samalla. Oikeuksien jakaminen dokumentteihin periaatteessa helppoa.

Heikkoudet: Yli organisaatiorajojen välillä ongelmia oikeuksien jakamisessa.

Kokemuksia: Testaa huolella, että kaikki osallistujat pääsevät haluttuun dokumenttiin.

Microsoft Forms

Linkki ohjeisiin

Kategoria: Kyselytyökalu

Lyhty kuvaus: Microsoftin kyselytyökalu. Mahdollistaa ennen ja jälkeen täytettävien kyselyjen tekemisen. Voi käyttää myös tilaisuuksien aikana osallistamiseen.

Vahvuudet: Laajasti käytössä, sillä Microsoftin tuote. Lopputulokset on helppo saada dokumentoitua.

Heikkoudet: Kaikissa Teams asennuksissa ei ole tätä mukana, jolloin kyselyjen teko ei onnistu.

Mural

Linkki palveluun

Kategoria: Valkotaulu

Lyhyt kuvaus: Kehittynyt ja monipuolinen valkotaulutyökalu laajempiin tarpeisiin. Paljon samoja ominaisuuksia kuin Mirossa.

Käyttötarkoitus: Toimii hyvin erilaisten palvelumuotoilu yms. prosessien vetämiseen.

Kokemuksia: Maksuton versio on käytössä vain kuukauden. Käyttö vaatii harjoittelua sekä järjestäjältä, että osallistujilta.

Google Forms

Linkki palveluun

Kategoria: Kyselytyökalu

Lyhyt kuvaus: Maksuton Googlen tuottama kyselytyökalu. Mahdollistaa kyselyn vastausten jatkokäsittelyn esim. Excelissä.

Käyttötarkoitus: Soveltuu mm. ennakkotehtäviin, erilaisten kyselyjen toteuttamiseen tilaisuuden aikana ja palautekyselyihin. Verrattavissa Webropoliin tai Microsoft Formsiin.

Jitsi

Linkki palveluun

Linkki suoraan kokouksen perustamiseen

Linkki suoraan kokouksen perustamiseen Suomessa

Kategoria: Kokoustyökalu

Lyhyt kuvaus: Perustoiminnot sisältävä kokoustyökalu (vrt. Skype tai Zoom). Maksuton, eikä vaadi tiliä toimiakseen.

Käyttötarkoitus: Tällä voi pitää online kokouksia (vrt. Skype, Zoom, Teams), mutta ei juuri muuta. Tähän käyttötarkoitukseen toimiva tuote.

Vahvuudet: Maksuton, perustoiminnot olemassa.

Heikkoudet: Ei breakout rooms -toimintoa.

Kokemuksia: Pohjaa vahvasti verkon muihin pilvipalveluihin (mm. Dropboxiin menevät tallenteet, striimaus onnistuu Youtuben kautta, kalenteri-integraatio Googlen kalenteriin).

Flinga

Linkki palveluun

Linkki ohjeisiin

Kategoria: Valkotaulutyökalu

Lyhyt kuvaus: Yksinkertainen työkalu, jolle voi kerätä anonyymejä ideoita ja ryhmitellä niitä.

Käyttötarkoitus: Mahdollistaa tavallisen valkotaulutyöskentelyn.

Vahvuudet: Ilmainen

Heikkoudet: Suppeat ominaisuudet.

Kokemuksia: Käyttöliittymä on hieman omalaatuinen, mutta sen oppii nopeasti.

Kahoot

Linkki palveluun

Kategoria: Pelit

Lyhyt kuvaus: Sovellus, jolla voi tehdä pelillisiä kilpailuja eri aiheista osallistujille. Osallistujat voivat osallistua myös kännykällään. Soveltuu hyvin myös hybriditilanteisiin, jossa osa osallistujista on etänä ja osa läsnä.

Käyttötarkoitus: Mahdollisuus tuottaa mielenkiintoista ja kilpailullista sisältöä tapaamisiin. Voi myös tehostaa oppimista.

Vahvuudet: Aika laajasti käytössä, joten ideoita on netissä paljon.

Kokemuksia: Aktivoi mukavasti tapaamisissa ja saa adrenaliinin virtaamaan.

 

Muita linkkejä