”Mutta miten se tehdään oikeesti?” kysyi viisas työtoveri, kun intoilin hänelle systeemiajattelusta.

Se on hyvä kysymys. Eihän kehittäminen ole itseisarvo, vaan julkisella sektorilla tavoitteena on kehittää parempia palveluja ja ratkoa viheliäisiä ongelmia kuten työttömyyttä, tasa-arvo-ongelmia tai ympäristön kuormitusta kulutusyhteiskunnan tottumusten paineessa.

Mitä oikeasti tehdään, kun kehitetään systeemisesti? Se on hyvä, mutta vaikea kysymys, koska kompleksisuuden teorioissa käsitellään enemmän ajattelua kuin tekemistä. Virkamies 2.0 saattaa silti kaivata työkaluja myös systeemiseen kehittämiseen. Kaikkihan me työkalupakkeja rakastamme?

Työ 2.0 Labin tilaisuudessa 4.9.2020 kuultiin erinomainen alustus systeemisestä ymmärryksestä ilmiöiden käytännön kehittämisessä. Työpajan vetivät professori Harri Jalonen ja tutkimusjohtaja Petri Uusikylä Vaasan yliopistosta.

Ryhmäkeskustelujen evästyksenä nähtiin jäävuorikuvio:

Jäävuoren muotoon aseteltu työkalu, joka rakentuu huipulta alas seuraavasti. Reagoi, tapahtumat, mitä juuri tapahtui? Ennakoi, ajurit ja trendit, mitä on ennen tapahtunut ja olemmeko kokeneet samanlaista ennen? Muotoile, systeemiset rakenteet, mitkä voimat saavat aikaan toistuvia kaavoja? Toteuta muutos, mentaaliset mallit, miten ajattelumme tekee tilanteesta pysyvän?

Oikeastaan se on vastaus kysymykseen siitä, mitä oikeasti tehdään ja pitää sisällään monien mahdollisuuksien työkalupakin.

 

 

Reagoi

Jotakin tapahtuu ja havaitaan ongelma tai kehittämiskohde. Työttömyys kasvaa. Koulutuksen tasa-arvo hiipuu. Päästötavoitteisiin ei päästä. Viraston digipalvelut eivät toimi.

Virkamies 2.0 kaivaa tällöin työkalupakistaan erilaisia tilannekuvan hahmottamisen työkaluja ja muistaa varoa kompleksisuusansaa. Se tarkoittaa, että pitää ymmärtää ongelman luonne, jotta voisi valita oikean tavan ratkaista sitä. Pieleen menee, jos mekanistista ongelmaa yritetään ratkaista kompleksisena. Yhtä lailla pieleen menee, jos ongelma on kompleksinen, mutta sitä yritetään ratkaista mekanistisesti, esimerkiksi keräämällä hyviä käytäntöjä. Yhteenkytkeytyneissä ongelmissa hyviä käytäntöjä ei ole.

Hän selvittää keitä ongelma / muutostarve akuuteimmin koskee, minkälaisessa tilanteessa he ovat ja kuinka monta heitä on? Hän etsii tietoa siitä, mitä tiedetään ongelman seurauksista ja syistä. Kun tilannekuva on riittävä, virkamiehellä on kylliksi tietoa kysymyksen muotoiluun. Mitä oikeastaan ollaan tässä ratkaisemassa? Ja mistä tiedämme, että tilannekuva on oikea?

Näillä pääset alkuun:

• Sitra: kohti jatkuvaa tilannekuvaa
• Tiedonkäytön toimintamalleja kompleksisten haasteiden kohtaamiseen
• Erätaukosäätiön dialogityökalut
• Muista myös vanha kunnon riskianalyysi.

Ennakoi

Oikean tilannekuvan hahmottamista auttaa myös, kun otetaan ajatteluun mukaan aikaperspektiivi. Onko vastaavaa tapahtunut ennen? Mitä sellaista menneisyydessä on tapahtunut, että käsillä oleva tilanne pääsi syntymään? Mitä ovat muutoksen ajurit? Ratkaisuyritystä ei kannata tähdätä menneisyyteen, vaan mieluummin tulevaisuuteen, koska kompleksisissa systeemeissä kuten yhteiskunnassa muutos on hidasta. Ennakoivan kehittämisen työkaluista löytyy visioita, heikkojen signaalien tarkkailua, skenaarioita ja vaikuttavuusketjuja.

Näillä eteenpäin:

• Kansallinen ennakointi Suomessa 2020 – Valtioneuvoston julkaisu
• Sitra: Megatrendit 2020
• Blogi: ennakoinnin peruskäsitteet haltuun

Muotoile

Mitkä voimat saavat aikaan ongelmallisia tapahtumia, jotka lisäksi toistuvat? Muotoiluajattelu (Design Thinking) on mainio ja käyttökelpoinen työkalujen sarja, joka sisältää välineitä asiakasymmärryksen hankkimisesta juurisyiden tunnistamiseen ja kokeilevasta kehittämisestä kokeilujen skaalaamiseen.

Jos virkamies on onnistuneesti välttänyt astumasta kompleksisuusansaan ja ratkaisee mekanistista ongelmaa, hänellä on enemmän välineitä työkalupakissaan kuin kompleksisia ongelmia ratkovalla. Asiakasymmärryksen ja design sprinttien jälkeen voi ryhtyä määrittelemään ja rakentamaan tehtävälistaa, leanata ja ottaa käyttöön kanban-taulun.

Palvelumuotoilusta on lukuisia lähteitä ja kursseja ja hyvä niin. Jotain käyttökelpoista muotoiluajattelusta silti jää myös kompleksisen ongelman työkalupakkiin. Tärkein väline on keskustelu.
Etnografiset menetelmät asiakasymmärryksen hankkimiseksi ovat käyttökelpoisia myös systeemiajattelun kehittämisessä. Etnografisia menetelmiä käyttävä oppii katsomaan ongelmaa muiden silmin, tuntemaan myötätuntoa ja ymmärtämään, että ratkaisija on osa ongelmaa ja vaikuttaa siihen itse. Etnografi löytää yhteisöllisiä rakenteita eli käyttäytymistä ohjaavia voimia. Yhteenkietoutuneissa systeemeissä rakenteet ovat usein näkymättömiä. Näkymättömiä rakenteita on vaikeampi havaita, mutta usein ne ovat yhtä todellisia kuin näkyvätkin ja vaikuttavat pinnan alla ohjaavina toimintamalleina.

Etnometodologi menee astetta pitemmälle kuin etnografi. Etnometodologia on sosiologi Harold Garfinkelin vuonna 1954 kehittämä suuntaus, jossa rakenteita tunnistava kuuntelee yhteisön puheita herkin korvin tai käyttäytyy odottamattomasti esimerkiksi esittämällä muiden mielestä tyhmiä kysymyksiä. Etnometodologi höristää korviaan, jos hänelle sanotaan vaikka, ettei asia kuulu virastolle / hankkeelle / osastolle / yksikölle tai että ”meillä ei tehdä niin”. Mistä ne käyttäytymissäännöt ovat peräisin ja mitä ne estävät tai mahdollistavat? Jos virkamies 2.0 ottaa käyttöön etnometodologin tyhmät ja uteliaat kysymykset, se kannattaa tehdä lempeästi ja arvostavasti. Ihmiset harvoin ilahtuvat siitä, että heidän pinttyneistä tavoistaan kysellään.

Etnometodologiasta kehittyi keskusteluanalyysi, joka tutkii yksityiskohtaisesti keskustelua ja vuorovaikutusta. Nykyään keskusteluanalyysiin pystyy myös tekoäly, joka on opetettu tunnistamaan keskustelusävyjä – esimerkiksi deliberatiivisen demokratian keskustelualustoilta löytyvää huolipuhetta.

Kun näkymättömät rakenteet hahmottuvat, löytyvät myös kohdat, joihin voisi vaikuttaa, mutta yhteenkietoutuneissa systeemeissä yhden kohdan muuttaminen saa aikaan muutosta myös muissa kohdissa. Toinen tärkeä väline onkin kokeilu ja siitä oppiminen. Hyvä asiakasymmärrys ennen kokeiluun ryhtymistä auttaa, mutta vaikutukset voivat silti olla myös ei-toivottuja. Kokeilut ja niistä oppiminen auttavat hahmottamaan systeemin dynamiikkaa.

Muotoilun työkaluista verkossa:

Toteuta muutos

Lopulta, kun tilannekuvaa on hahmoteltu, skenaarioita ja visioita muodostettu ja uusia toimintatapoja muotoiltu, muutosta tekevä virkamies 2.0 pääsee asian ytimeen ja ymmärtää Max Planckin sanat: “Kun muutat tapaa, jolla katsot jotain asiaa, asiakin muuttuu.”

Todellisuus on sosiaalinen konstruktio. Mitä se tarkoittaa? Sitä, että yhteiskunnan todellisuus on olemassa ennen kaikkea meidän ajattelussamme. Kokeilukin saa aikaan muutosta eikä lähtötilanne ole kokeilun jälkeen enää sama. Muuttunut toiminta muuttaa ajattelumalleja ja muuttuneista ajattelumalleista kehittyy taas uusia näkymättömiä rakenteita. Mutta ei ole olemassa muutosta, josta kaikki heti hyötyvät.

Systeemisen kehittäjän työkalupakin tärkeimmät välineet löytyvätkin vuorovaikutuksesta ja viestinnästä. Haluttua muutosta ja uutta tapaa ajatella ja toimia pitää toistamistaan toistaa, kiinnostavasti ja pysäyttävästi. Työkalupakki sisältää dialogien käymistä, käsiteanalyysia, näkyväksi tekemistä, tarinoiden kertomista, ehkä myös tuuppausta (nudge). Muutos ei ole tosi ennen kuin ihmiset alkavat muuttaa toimintaansa.

Ja sitten tarvitaankin taas ajan tasalla oleva tilannekuva muutoksesta ja sen suunnasta.

Muutoksen toimeenpanon välineitä:

Rakas työkalupakki

Kun kehitetään systeemisesti, mikään ei ole yksinkertaista. Tässä listattuja työkaluja voi soveltaa ja käyttää myös eri kohdissa kehittämistä. Asiakasymmärryksen menetelmistä voi olla hyötyä tilannekuvan hahmottamisessa. Dialogia ja muita osallistavia menetelmiä voi käyttää muutoksen toteuttamisen vaiheessa. Menetelmämuodit tulevat ja menevät. Ehkä tärkeintä, mitä virkamies 2.0 voi oppia, että omassa työkalupakissa on hyvä olla erilaisia lähestymistapoja kehittämiseen ja ongelmanratkaisuun ja että niitä voi soveltaa luovasti. Yhden työkalun varassa on paha tehdä systeemistä muutosta. Tavoitteiden pitäisi ohjata työkalun valintaa, ei toisin päin, sillä työkalun valintakin jo vaikuttaa lopputulokseen systeemisessä maailmassa.

”Jos ainoa työkalusi on vasara, kaikki ongelmasi näyttävät nauloilta.”

Kirjoittajana Satu Meriluoto, Keski-Suomen ELY-keskus