1. Rekisterinpitäjä
Senaatti-kiinteistöt ja sen tytäryhtiö Senaatin Asema-alueet Oy
Lintulahdenkatu 5 A, PL 237
00531 Helsinki
Puhelin: 0205 8111
Sähköposti: senaatti@senaatti.fi
Tietosuojavastaava Petri Konttinen, petri.konttinen@senaatti.fi
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus) ja käsittelyn oikeusperuste
Järjestelmän käyttötarkoitus on toimia Työ 2.0 Lab -palvelun tilavaraus- ja kulunhallintajärjestelmänä.
Käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen (GDPR 6.1c).
3. Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät
Järjestelmään kerätään tilaa käyttävien henkilöiden rekisteröitymistietoja. Rekisteröity henkilö voi olla valtionhallinnon työntekijöitä tai Senaatin yhteistyökumppani (esim. rahoittajakumppani).
Järjestelmään kerättävät henkilötiedot ovat: nimi, sähköpostiosoite, organisaatio. Tämän lisäksi henkilöistä tallentuu kulunvalvontatietoja.
4. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilöt antavat itse tiedot rekisteröityessään palveluun.
5. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Pääsy henkilötietoihin on Senaatin alihankkijoilla, joka hallinnoi sovellusta.
6. Tietojen siirto kolmansiin maihin EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, tiedot käytettävistä suojaustoimista ja keinot saada kopio tai tieto niiden sisällöstä
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
7. Rekisterin suojauksen periaatteet
Järjestelmän tiedot on suojattu palomuurilla ja muilla teknisillä keinoilla. Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Henkilötietoihin on pääsy ainoastaan niillä henkilöillä, joilla on siihen sovittujen työtehtävien kannalta perusteltu tarve. Jokainen käyttäjä näkee vain omat tietonsa.
8. Tietojen säilytysaika ja sen määräytymiskriteerit
Käyttäjätiedot poistetaan Asiakkaan (Senaatti-kiinteistöt) pyynnöstä. Kun käyttäjätiedot poistetaan, jää lokiin sähköpostiosoite kulunvalvontatiedoksi. Kulunvalvontatiedot poistetaan vuoden kuluttua.
9. Rekisteröityjen oikeudet
Rekisteröity henkilö voi käyttää tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiaan (artikla 14.2c) seuraaviin asioihin
- Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
- Oikeus tietojen oikaisemiseen
- Oikeus tietojen poistamiseen
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
- Vastustamisoikeus
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan tekemällä kirjallisen pyynnön tietosuojavastaavalle. Rekisterinpitäjä toteuttaa rekisteröidyn pyynnöt kohtuullisessa ajassa (1 kk, useampaan rekisteriä koskevan pyynnön 3 kk) huomioiden käsittelyn luonteen ja perusteen.
Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutettu, 14.2e).