Työ 2.0 Lab järjesti loppuvuodesta 2020 kaksi työpajaa, joissa visioitiin valtionhallinnon työn tulevaisuutta ja konkretisoitiin vision toteutumiseksi tarvittavia toimenpiteitä.

Ymmärryksemme siitä, että olemme siirtymässä kohti uudenlaista hybridityön toimintamallia, on lisääntynyt viime aikoina huomattavasti. Työn ns. uusi normaali tulee todennäköisesti olemaan yhdistelmä eri aikaan, samaan aikaan, eri paikoissa ja samassa paikassa työskentelyä.

Jotta varmistamme, että uusi hybridi todella on jotain uutta ja entistä mielekkäämpää, pidimme tärkeänä asemoida odotuksia ja toiveita työntekoa kohtaan laajemminkin. Näistä joitakin nostoja alla.

Yhteisiä, yli vaalikausien meneviä tavoitteita, vuorovaikutusta ja valinnanvapautta

Osallistujat nostivat vahvasti esille tarpeen yhteisiin, myös yli vaalikausien ulottuviin visioihin ja tavoitteisiin, jotka ohjaavat työn tekemistä niin lyhyellä kuin pitkällä tähtäimellä. Työn toivotaan olevan vuorovaikutteista, ihmisten omilla ehdoilla tapahtuvaa ja kulloisetkin elämäntilanteet huomioivaa. Monipaikkaisuus ja mahdollisuus valita, missä milloinkin työskentelee, nähdään myös tärkeänä. Työn tekeminen paikasta riippumatta on normi, työkalut, yhteisöllisyys ja tiedon saatavuus ovat uudella tasolla. Mallin, jossa voimme työskennellä yksin tai yhdessä muiden kanssa työtilassa joka on lähellä kotia, yhteistyössä kollegojen kanssa työpaikan toimitilassa tai yksin kotona, uskotaan olevan ”uusi normaali”.

Uusi työyhteisö syntyy muuntuville rakenteille ja myös vapaamuotoiselle chillailulle

Miten varmistamme, että teemme töitä yhdessä ja myös koemme työmme yhteiseksi? Mitä tarvitsemme, jotta työn hybridimalli ei ole sekava yhdistelmä vanhoja toimintamalleja vaan jotain uutta ja ehompaa? Minkälaisen työkulttuurin kannattelemana olemme uutta hybridiä rakentamassa?

Vahvasti nähdään, että rakenteet ja työyhteisöt syntyvät yhteisen tekemisen ympärille ja muuntuvat ajassa. Samanaikaisesti pysyvien rakenteiden merkitys nähdään vähenevänä. Työyhteisöjä voi olla useita, tärkeää on, että jokainen tuntee kuuluvansa johonkin.

Hyvä työyhteisö tukee ja kasvattaa yhteisöllisyyttä ja on monimotoinen. Ihannetilassa erilaisia digitaalisia välineitä hyödynnetään monipuolisesti ja myös epämuodolliseen yhteydenpitoon ja vuorovaikutukseen on kehitetty uutta kulttuuria. Tarjolla on esim. virtuaalisia kahviloita sekä satunnaisiin että suunniteltuihin kohtaamisiin. Tärkeää on, että opitaan ymmärtämään missä digitaaliset työkalut tuovat lisäarvoa ja missä perinteinen fyysinen kohtaaminen toimii paremmin eli harjaannutaan toimimaan tilanteen mukaan oikein. Tarjolla on myös yksilöllisemmin räätälöityjä ratkaisuja.

Kun käydään merkityksellistä, asioita eteenpäin vievää dialogia, ei vältellä erimieltä olemista vaan ymmärretään sen tärkeys uudistumiselle ja mitataan tekemisen vaikuttavuutta, saadaan myös aikaan.

Edellä kuvattu on siis tärkeää perustaa uuden hybridityön onnistumiselle. Mitä muuta tarvitaan?

Onnistunut hybridityö on monen asian summa

Hybridityössä ei lopulta ole kyse rakettitieteestä. Oikeastaan päinvastoin eli yksinkertaiset, inhimilliset ja kokemukselliset asiat tuntuvat korostuvan, mitä pitempään toimintaympäristö on sekava ja ennustamaton. Suuri osa asioista, jotka nousivat esille työpajoissamme, on tuttuja jo pidemmältä ajalta. Ne saavat kuitenkin uusia painotuksia ja ulottuvuuksia sitä mukaan, kun kokemuksemme uudenlaisesta työnteosta ovat monipuolistuneet ja syventyneet.

Pääviestit, joihin päädyttiin ja joita työstettiin konkreettisiksi toimenpiteiksi, olivat:

1. Pistemäisestä asioiden tarkastelusta on siirryttävä systeemiseen kokonaisuuksien hahmottamiseen.
2. Uudessa virtuaalisemmassa työn maailmassa on panostettava merkitykselliseen yhdessä olemiseen.
3. Meidän pitää luoda työkäytänteitä, jotka mahdollistavat erilaisia rytmejä fyysisen ja digitaalisen ristikkäiselle ja hybridille käytölle.
4. Nykyiset palaverikäytänteemme on uudistettava.
5. Hybridiarjen pitää olla myös eettisesti korkeatasoista eli mahdollistaa kaikkien osallisuus ja vaikuttamisen mahdollisuus.

 

Näistä jokaisen alle nostettiin lista konkreettisia toimenpiteitä. Näitä viemme eteenpäin kevään aikana osana lab –konseptin kehittämistyötä sekä kytkeytymällä mukaan muuhun käynnissä olevaan kehittämiseen, kuten esimiestyön ja henkilöstöjohtamisen uudistamiseen, julkisen hallinnon strategian toimeenpanoon sekä valtion uuden toimitilastrategian laadintaan.

Hybridiratkaisuilla kohti parempaa julkisten palvelujen asiakas- ja työntekijäkokemusta

Yksi tärkeä esille noussut toimenpide oli, että julkisten palvelujen digitalisoinnin vaikutukset ja mahdollisuudet tulisi aina huomioida myös uusina työkäytänteinä. Palvelujen digitalisoinnin yhteydessä olisi siis pohdittava aina asiakastarpeiden lisäksi myös ajan ja paikan roolin muutosta, työn uudelleen organisoitumista ja –jakautumista. Annetaan automaation hoitaa ”taustalla” asiat, jotka se pystyy hoitamaan paremmin ja vapautetaan aikaa kasvokkaiselle asioinnille ja asiantuntijatyölle. Näin vapautetaan aikaa ja tilaa myös yhdessä ajattelulle sekä epämuodollisille kohtaamisille. Kyse on siis sekä julkisten palvelujen asioinnin että virkatyön hybridiratkaisuista.

Työntekijöiden toive on, että ympäristöt, niin fyysiset kuin digitaalisetkin, suunnitellaan mahdollisimman yksinkertaisiksi, toimiviksi ja helposti lähestyttäviksi. Tarvitsemme erilaisia ympäristöjä erilaisiin käyttötarkoituksiin, kuin myös erilaisia kokouksia eri tarpeisiin. Suuri osa valtion työntekijöiden työajasta kuluu erilaisissa kokouksissa. Siksi ei ole yhdentekevää, miten niissä toimitaan. Lyhyestä virsi kaunis. Kokouskäytäntöjä toivotaan uudistettavan seuraavaan suuntaan: 1. Rakennetaan kokoukset tavoitteista käsin eli sen mukaan, mitä aiotaan saada aikaan ja saatetaan tämä kaikkien osallistujien tietoon. 2. Sovelletaan erilaisia kokousmalleja erilaisiin tarpeisiin. 3. Lisätään kokousten yhteisöllisyyttä ja yhteisvalmistelua: ennen – aikana – jälkeen.

Lisäksi katsottiin, että tarvitsemme virkamieskuntaan mm. lisää ymmärrystä yhteisöllisyyden syntymekanismeista ja ryhmädynamiikan oppien soveltamista, yhteisiä tavoitteita, hybridityötä tukevaa johtamista ja esimiestyötä sekä yhä parempia dialogitaitoja.

Työ 2.0 Lab uuden toimintamallin kehittäjänä

Työ 2.0 Lab panostaa kevään 2021 aikana erityisesti toimintamallin jatkokehittämiseen kumppaneiden ja käyttäjien tarpeita vastaavaksi sekä sen varmistamiseksi, että toimintakonseptia voidaan levittää myös pääkaupunkiseudun ulkopuolelle. Seuraa sivustoamme, kytkeydy tapahtumiin ja tule mukaan Työ 2.0 Lab –yhteisöön!

Virpi Einola-Pekkinen, VM ja Minna Kantola, Migri

Kirjoittajat ovat Työ 2.0 Lab –tiimin jäseniä