Koronapandemia alkaa jo näkyä pitkän matkan päässä taustapeilissä, mutta sen myötä tulleet muutokset käyttäytymiseemme näkyvät tässä ja nyt, varsinkin työelämän muuttuneissa toimintatavoissa. Meneillään olevaa muutosta voisi kutsua murrosvaiheeksi, jossa vielä vakiinnutamme ja mukautamme uusia hybridityön ja monipaikkaisen työskentelyn toimintamalleja osaksi omaa työskentelyämme. Oppimista tapahtuu niin yksilötasolla kuin myös organisaatiotasolla ja moni organisaatio onkin vauhdilla lähtenyt tekemään muutoksia uusien työnteon tapojen äärellä. Monilla organisaatiolla suurimmat muutokset varmasti näkyvät lisääntyneen etätyön takia vajaakäyttöisistä toimitiloista luopumisena.

Tavoitteena luopua turhasta toimistotilasta

Uudistetun valtion toimitilastrategian myötä, myös valtiolla on lähdetty vähentämään tarpeetonta toimistotilaa. Yhteiset työympäristöt ovat Senaatin strategia vähentää tätä turhaa toimistotilaa, ja samalla saattaa julkishallinnon eri organisaatioita saman katon alle työskentelemään. Lyödään kaksi kärpästä yhdellä iskulla eli parannetaan samalla käyntiasiakkaiden asiakaspalveluverkkoa. Säästöt sekä vähentyvät päästöt seuraavat toki ilmeisenä hyötynä näiden tavoitteiden pohjalta.

Yhteiset työympäristöt edistävät työn kokemista yhteiseksi

Työ 2.0 Lab on valtionhallinnon yhteiskehittämiselle ja oppimisella omistettu yhteisö ja ympäristö, jonka toimintaa edistetään poikkihallinnollisesti eri toimijoiden kesken. Kuten Labin ydintoimintaan kuuluukin, on siellä jo pandemian alusta asti ollut pohdinnassa muuttuneiden työnteon tapojen kautta syntyvät uudet tarpeet vuorovaikutuksella ja yhteisöllisyydelle. Yhteiset työympäristöt mahdollistavat meille uusien roolien ja yhteisöjen syntymisen – miten toimitaan, kun samoissa toimitiloissa oman organisaation jäsenten lisäksi myös muiden organisaatioiden henkilöstöä?

Team valtionhallinto yhteiskehittämisen ytimessä

Työ 2.0 Labissa nähtiin, että uudelle osaamiselle voisi tässä kohtaa olla tarvetta ja se järjesti mahdollisuuden kiinnostuneille lähteä opiskelemaan Yhteisömanageriksi Hyrian ja Crazy Townin yhteistyönä järjestämään koulutukseen (2/22–12/22). Meitä lähtikin loistoporukka mukaan koulutukseen: Migri, GTK, MML, AVI, TTL sekä Senaatti olivat mm. edustettuina. Koulutuksen aikana meille muodostui “team valtionhallinto” ja pääsin kuulemaan sekä jakamaan näkemyksiä yhteisten työympäristöjen yhteisöllisyydestä ja sen johtamisesta. Team valtionhallinnon kanssa pääsimme myös testaamaan yhteisökehittämisen toiminnan ydintä eli jakamaan substanssiosaamista keskenämme.

Yhteisö syntyy yhteisen kiinnostuksen ja toiminnan äärelle

Koulutus järjestettiin etäluentoina sekä livetapaamisina Crazy Townin (ja mm. Aalto Design Factoryn) toimipisteillä eri paikkakunnilla. Koulutuksen opit koostuivat mm. yhteisömanagerin perusteista, yhteisöjen johtamisesta, tuotteiden ja palveluiden kehittämisestä, hankeverkoston rakentamisesta sekä vuorovaikutuksen fasilitoinnista yhteisöissä. Koulutuksen koen antaneen osaamista sekä ymmärrystä siitä, mitä on yhteisökehittäminen ja mistä lähtökohdista yhteisö syntyy: yhteisö syntyy yhteisen kiinnostuksen ja toiminnan äärelle. Tärkeimpänä oppina todettakoon, että yhteisö hyvin harvoin syntyy itsestään, vaan jonkun on ensin sytytettävä liekki ja jota yhteisön jäsenet sitten kasvattavat, vaikka kokoksi asti, mikäli olosuhteet ovat sille suotuisat ja puut kuivia.

Oma kehitystyöni koulutuksessa liittyi yhteisiin työympäristöihin: mistä niiden yhteisöllisyys syntyy sekä miten sitä johdetaan ja kehitetään. Kaikki ovat samaa mieltä siitä, että tilaa tulisi vähentää ja yhteiset työympäristöt tarjoavat siihen oivan tavan, mutta yhteisöllisyys huolettaa. Yhteisiin työympäristöihin työskentelemään pääsevät ovat osaksi uusien asioiden äärellä: uudet toimitilat, uudet työnteon tavat ja uusi YTY-yhteisö.  Uusien toimintamallien äärellä tuki on tarpeen ja jotta YTY-yhteisö lähtisi kukoistamaan, tulisi toimintaa koordinoida ja johtaa.

 

 

Yllä oleva kuva on luonnos Joensuun yhteisen työympäristön työympäristötiimin ideointisprintissä syntynyt näkemys yhteisten työympäristöjen kolmesta eri heimosta, jotka yhteisissä työympäristöissä muodostuvat sen käyttäjäorganisaatioista. Kaksi ylintä heimoa tulevat käyttämään yhteistä työympäristöä oman yhteisöllisyytensä ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi, osaksi oman organisaationsa tavoitteiden ja toimintamalliensa mukaisesti.

Mutta minkä mallin mukaan alin, yhteisten työympäristöjen heimo tulee ylläpitämään ja kehittämään toimintaansa ja kuka siitä vastaa? Tätä haastetta on meillä Senaatissa lähdetty ratkomaan mm. yhteisten työympäristöjen konseptikokonaisuudesta löytyvällä yhteisökehittäjä -roolikuvauksella ja työympäristöjohtamisen työkalupakilla, unohtamatta yhteisten työympäristöjen työympäristötiimiä. Yhteisökehittämisestä ja uusista toimintamalleista tulemme toivottavasti kuulemaan lisää myöhemmässä vaiheessa, kun olemme kartuttaneet kokemuksia yhteisissä työympäristöissä toimimisesta.

 

Terveisin,

Emilia Säkkinen, työympäristöasiantuntija, Senaatti-kiinteistöt

Lisätietoja

Valtion palvelu- ja toimitilaverkon uudistaminen 2020-luvulla: Valtion palvelu- ja toimitilaverkon uudistaminen 2020-luvulla

Joensuun yhteinen työympäristö: https://www.senaatti.fi/2020/09/30/joensuun-virastotaloon-yhteinen-tyoymparisto-valtion-eri-toimijoille/

Työ 2.0 Lab: https://tyo-2-0-lab.fi/

Artikkelin kuvassa vastavalmistuneita yhteisömanagereja ml. Emilia Säkkinen Senaatti, Kari Holsti AVI, Denise Kohi Migri, Niina Haimakainen MML, Erika Gröhn TTL, ja Samu Valpola GTK,